Tietosuoja Isännöintitoimisto Rautiainen Oy:ssä 

Tietosuojaseloste on laadittu 31.8.2023.

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne.

Tästä tietosuojaselosteesta saat tarkempaa tietoa siitä, miten käsittelemme henkilötietoja eri liiketoiminnoissamme. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Tietosuojaa määrittelee yrityksemme tietosuojakäytäntö.

Säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

Osakerekisterin ylläpitoon vaaditut lakisääteiset tiedot osakkeenomistajista:

Nimi, osoite ja syntymäaika

Huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet

Syntymäaika tai henkilötunnus, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämättömiä

Huoneiston ja muiden henkilön hallinnassa olevien kohteiden, kuten varastojen tai autopaikkojen tiedot

Muita yhteystietoja, esimerkiksi sähköpostiosoitteet tai puhelinnumerot

Sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat

Mahdollisesti muita asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavia tietoja

Säilytämme henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai omistaa taloyhtiön osakkeita ja taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän tai oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme pääasiassa taloyhtiön siirtyessä meille isännöitäväksi tai taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnöt.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Työntekijät, alihankkijat ja muut sopimuskumppanit pääsevät katsomaan vain työtehtäviensä kannalta tarpeellisia tietoja ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla. Omien ja käsittelemiemme rekisterien tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, mutta ulkopuolisten rekisterinpitäjien palvelintila voi joskus sijaita myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Edellytämme myös alihankkijoiltamme, että tiedot säilytetään EU:n tai ETA:n alueella tai Euroopan unionin tietosuoja-asetuksen määrittelemissä turvallisissa maissa tai organisaatioissa. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö tulee antaa kolme (3) viikkoa ennen haluttua tarkastusajankohtaa.

Verkkosivustomme käyttää Squarespace ja Google Analytics -evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan palveluntarjoajan palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. 

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä yrityksemme tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön:

Sami Rautiainen

P. 0400 259 026

sami.rautiainen@isannointitoimistorautiainen.fi